La loi du 10 juillet 1965 et le décret du 17 mars 1967 régissant la copropriété, définissent le rôle du syndic.
L’article 18 de la loi précise ses principales responsabilités :
- Il fait respecter le règlement de la copropriété et assure la bonne exécution des décisions de l’assemblée ;
- Il administre l’immeuble, pourvoit à son entretien, à sa garde, et peut prendre l’initiative d’entreprendre des travaux urgents.
- Il représente le syndicat de copropriétaires dans tous les actes civils (comme l’achat ou la vente de parties communes) et en justice.
- Il est seul responsable de sa gestion et ne peut se faire substituer. En outre c’est lui qui convoque les assemblées générales et en assure le bon déroulement, tient la comptabilité de la copropriété et rend compte de sa gestion à l’assemblée (laissant à la disposition de celle-ci les pièces justificatives), établit les budgets prévisionnels, s’emploie au recouvrement des charges, gère le personnel employé par le syndicat, tient à jour la liste des copropriétaires, conserve les archives du syndicat, et s’occupe des assurances de l’immeuble.
C’est l’assemblée des copropriétaires qui le choisit à la majorité absolue de tous les copropriétaires (article 25 de la loi du 10 juillet 1965). L’assemblée fixe elle-même la durée du mandat qui ne pourra excéder 3 ans (article 28 du décret du 17 mars 1967). Arrivé à échéance, l’assemblée peut renouveler le mandat de son syndic ou en choisir un nouveau.
Le Mandat de Syndic
Afin d’améliorer les relations entre syndic et copropriétaires, le décret du 26 mars 2015 a rendu obligatoire un contrat de syndic type (décret n° 2015-342 du 26 mars 2015). Il fixe les prestations qui doivent être incluses dans le prix forfaitaire de l’intervention du syndic et dresse la liste de celles qui peuvent être rémunérées en supplément. Cette convention type s’impose pour tous les nouveaux contrats de syndic et lors du renouvellement des contrats conclus depuis le 1er juillet 2015.
Le contrat type doit être rédigé en utilisant des caractères d’une hauteur au moins égale à 8 de façon à permettre une lecture aisée de tous les points. Il contient a minima les éléments suivants.
Les conditions générales :
– Rappel de la mission du syndic.
– Durée de son contrat (au maximum 3 ans).
Réglementation concernant la révocation, la démission et la désignation d’un nouveau syndic.
– La mise à jour chaque année de la fiche d’information synthétique regroupant les données financières et techniques de la copropriété. Le contrat précise le montant de l’indemnisation due si le syndic ne respecte pas le délai de 15 jours pour la faire parvenir à un copropriétaire qui en fait la demande.
Le montant de la rémunération forfaitaire:
– Le forfait inclut toutes les interventions du syndic dans le cadre de ses obligations : visites et vérifications périodiques dépendant de sa mission de préservation et de gestion de la copropriété.
– Le contrat détermine le nombre de visites et leur durée minimum, ainsi que les horaires où le syndic peut être contacté sans surcoût.
– Les frais de reprographie et administratifs sont compris.
– Ne donnent pas lieu à rémunération supplémentaire les déclarations de sinistre ainsi que la gestion des indemnisations, quand le problème vient des parties communes.
– La durée de l’assemblée générale. Il peut y être ajouté l’organisation d’assemblées complémentaires et leur durée ainsi que des réunions avec le conseil syndical.
– Le montant du forfait est indiqué hors taxe et TTC et les modalités de rémunération sont précisées.
La rémunération des prestations particulières
– Les tarifs supplémentaires sont fixés soit à un taux horaire déterminé, soit selon un prix convenu fonction de l’intervention.
Le décret détaille les prestations du syndic pouvant donner lieu à rémunérations supplémentaires au forfait. Il s’agit :
– Des visites et réunions supplémentaires.
– Des modifications du règlement de copropriété et de l’état descriptif de division.
– De la gestion administrative et matérielle d’un sinistre. Les interventions en dehors des jours et heures ouvrables rendues nécessaires par l’urgence sont facturées.
– Des travaux autres que ceux relevant de la maintenance ou de l’entretien courant, les diagnostics ou études techniques. Les honoraires complémentaires sont votés lors de l’assemblée décidant des travaux.
– Des interventions nécessaires lors d’un litige (mise en demeure, constitution et suivi de dossier de contentieux). A noter : Certains frais sont à la charge des seuls copropriétaires concernés : frais de recouvrements, de mutation, fourniture des certains documents comme une copie du carnet d’entretien.
– Les frais d’expédition des documents sont remboursés au syndic.